Vážení zákazníci společnosti TENAUR, s.r.o. člen Skupiny ČEZ,
tímto dokumentem Vás informujeme o zpracování Vašich osobních údajů, o způsobu a rozsahu zpracování. Dále Vás informujeme o zajištění ochrany osobních údajů a Vašich právech souvisejících se zpracováním těchto údajů.
Společnost TENAUR, s.r.o. se soustředí zejména na instalace a montáže tepelných čerpadel, fotovoltaických elektráren a související technické zařízení budov (např. rekuperace, vzduchotechnika, klimatizace) a zařízení z řad domácností. Abychom mohli naplnit Vaše očekávání a realizovali společně naše technologie pro Váš domov, zpracováváme Vaše osobní údaje.
Jsme rádi, že jste si zvolili právě naši společnost, která má mnoholeté zkušenosti nejen s montážemi technologických zařízení pro budovy, ale navíc vyvíjí svůj vlastní software, který den co den pomáhá zjednodušovat život tisícovkám domácností.
Více informací můžete nalézt na www.tenaur.cz nebo na www.tengeo.cz
Při zpracování Vašich osobních údajů dbáme na soulad s právem Evropské unie, zejména na soulad s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, „GDPR“) a dále na soulad s vnitrostátními právními předpisy, zejména zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Podrobnosti o zpracování Vašich osobních údajů najdete dále v dokumentech, které Vám poskytujeme v rámci vzájemné komunikace, nebo které se Vám zobrazí na internetových stránkách naší společnosti a slouží pro usnadnění a urychlení komunikace.
Správcem osobních údajů je společnost TENAUR, s.r.o., se sídlem Neuměř 63, 345 62 Neuměř, IČO 26349451, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, sp. zn. C13309.
KTERÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Zpracováváme zejména tyto osobní údaje:
- Identifikační údaje: IČ, jméno, příjmení, název, tituly, datum narození, rodné číslo, údaje o spolumajiteli
- Kontaktní údaje: adresa kontaktní, adresa místa instalace/servisu, kontaktní telefon, e-mail,
- Technické údaje: informace o technickém zázemí pro určení vhodného řešení zejména se jedná o informace o vytápění, technické místnosti, střeše apod., foto objektu, informace o nemovitosti z katastru nemovitostí
- Další osobní údaje: číslo bankovního účtu, podpis, zákaznické číslo a další údaje potřebné pro plnění konkrétní smlouvy nebo údaje vyžadované příslušným právním předpisem
PRO JAKÉ ÚČELY OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Zpracování Vašich osobních údajů je prováděno zejména z důvodu uzavření a plnění vaší smlouvy, pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů a k plnění povinností z právních předpisů.
Osobní údaje zpracováváme pro tyto hlavní účely:
- Zpracování Nabídek a přípravy Smluv
K tomu, abychom u Vás mohli provést instalaci nabízené technologie je nezbytné zpracovat cenovou nabídku a připravit návrh smlouvy. Cenová nabídka obsahuje základní identifikační údaje a kontaktní údaje jako je jméno, příjmení, adresa instalace a samozřejmě navržené řešení. Smlouva pak shrnuje informace z nabídky a je doplněna o nezbytná data, které potřebujeme k instalaci a podání žádosti např. držitele licence na distribuci elektřiny, Státní fond životního prostředí apod. V případě, že se po vytvoření nabídky nerozhodnete uzavřít smlouvu, Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu 1 roku ode dne předložení nabídky. Pokud s námi uzavřete smlouvu, Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu 11 let nebo po dobu záruky, pokud tuto dobu přesahuje.
- Projektová činnost/energetické posudky/distribuce
Dobrým projektem vše začíná. Pokud to charakter technologického řešení vyžaduje (např. fotovoltaické elektrárny), zpracováváme projektovou dokumentaci, která slouží pro distributory elektřiny (ČEZ, E.ON, PRE) tak, aby nám povolil připojit Vaši novou fotovoltaickou elektrárnu. V případě, že pro Vás budeme řešit dotaci na námi dodané technologie, pro posouzení splnění podmínek dotace potřebujeme zpracovat energetický posudek. V případě vytvoření projektové dokumentace, energetického posudku nebo žádostí distributorovi Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu 11 let nebo je-li delší, po dobu záruky.
- Realizace (instalace a montáž)
Po zpracování projektu dochází k montáži technologie. Abychom mohli instalaci provést, musíme znát místo a termín instalace a k tomu potřebujeme Vaše osobní údaje. Ty dále potřebujeme uvést do předávacího protokolu a záručního listu. Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu 11 let nebo je-li delší, po dobu záruky.
Po čase Vaše zařízení bude potřebovat pravidelnou údržbu nebo budeme společně (věříme co nejméně) řešit neočekávané události. I pro tento účel zpracováváme Vaše osobní údaje a uchováváme je po dobu 11 let nebo je-li delší, po dobu záruky.
- Zpracování leadů z webových stránek a sociálních sítí
V roli zpracovatele sbíráme poptávky (leady) z kontaktních formulářů na webových stránkách, nebo z facebooku. Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu 6 měsíců.
Za účelem zajištění bezpečnosti objektů, ve kterých zajišťujeme Vaši obsluhu a vykonáváme další činnosti, a k zajištění bezpečnosti poskytovaných služeb, byly instalovány kamerové systémy se záznamem. Na umístění těchto kamerových systémů Vás vždy upozorňujeme informačními cedulkami a piktogramy při vstupu do takového prostoru, s označením společnosti TENAUR, s.r.o. jako správce. A také s odkazem na internetové stránky, na kterých jsou uvedeny podrobnější informace o zpracování pořízených záznamů.
Pořízené kamerové záznamy jsou v případě bezpečnostních incidentů zpřístupněny pouze určeným zaměstnancům. Předány mohou být pouze orgánům činným v trestním řízení nebo správním orgánům pro vedení přestupkového řízení, a to na základě jejich písemné žádosti. Záznamy těmto orgánům mohou být poskytnuty i z vlastního rozhodnutí, pokud existuje podezření ze spáchání trestného činu nebo přestupku, které jsou na záznamu zachyceny. Pořízené záznamy jsou uloženy zabezpečeným způsobem, a nedojde-li k jejich předání, jsou do 7 dnů smazány.
K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze návštěvnosti webových stránek naší společnosti využíváme soubory cookies. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery pro sociální média, inzerci a analýzy. Partneři tyto údaje mohou zkombinovat s dalšími informacemi, které jste jim poskytli nebo které získali v souvislosti s tím, že používáte také jejich služby.
Podrobné informace k souborům cookies jsou vám k dispozici na našich webových stránkách www.tenaur.cz/gdpr/
- Vývoj a testovaní software
Provádíme testování vlastního softwaru za účelem zlepšování stávajících a poskytnutí nových funkcí. v případě že potřebujeme osobní údaje vždy provádíme na základě souhlasu zákazníka se zpracováním osobních údajů. Pro tento účel uchováváme osobní údaje po dobu 1 roku od udělení souhlasu, nebo do odvolání souhlasu.
ZDROJE ZÍSKÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Naše společnost získává Vaše osobní údaje především od Vás v rámci jednání o uzavření smlouvy a dále v průběhu jejího plnění, případně od třetích osob, které takové jednání zprostředkují. Údaje také získáváme z veřejně dostupných evidencí např. katastr nemovitostí pro účely získání dotace a vytvoření žádosti o připojení.
KDE A JAK VAŠE ÚDAJE UCHOVÁVÁME?
Vaše osobní údaje uchováváme na těchto místech:
V digitální podobě máme k dispozici vlastní server a, kde využíváme standardní nástroje od společnosti Microsoft pro uchovávání údajů od společnosti Microsoft zejména. se jedná o cloudové řešení MS Onedrive, MS Teams, Sharepoint a OneNote. Vaše základní údaje máme také v našem dohledovém systému TENGEO. V případě, že Váš kontakt pozbyl platnosti např. v případě, že si u nás necháte u nás zpracovat nabídku a pak se rozhodnete pro jiné řešení, tak veškeré údaje mažeme. V případě že společně uzavřeme smlouvu, tak údaje uchováváme vždy minimálně po dobu záruky jednotlivých technologií.
- V písemné (listinné podobě)
I v 21. století stále používáme také papír ???? V našich zabezpečených skříních umístěných v zabezpečených prostorech uchováváme zejména smlouvy či dokumenty o schválených dotacích pro případné kontroly. Stejně tak uchováváme záruční listy, předávací protokoly a servisní listy, které slouží pro jednoznačnou identifikaci toho, jaké technologie Vám byly instalovány/dodány, a to zejména pro případ servisních zásahů, preventivních prohlídek apod. Veškerá místa pro uchování listinných dokumentů máme střežena bezpečnostním/kamerovým systémem. Skartační lhůty těchto dokumentů se řídí retenčními dobami jednotlivých účelů zpracování, které uvádíme výše.
PRO JAKÉ ÚČELY OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Naši zpracovatelé
Naše produkty nabízíme a obsluhujeme hlavně vlastními zaměstnanci.
Pokud někoho dalšího pověříme výkonem námi prováděné činnosti, může při ní docházet ke zpracování Vašich osobních údajů. V takových případech se naši dodavatelé nebo externí smluvní partneři stávají současně zpracovateli osobních údajů. Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně v námi stanoveném rozsahu a pro účely výkonu činnosti, ke které byl naší společností pověřen.
Ke zpracování Vašich údajů využíváme zejména tyto kategorie zpracovatelů:
- poskytovatele vybraných IT služeb,
- smluvní partnery vykonávající montážní, elektroinstalační a revizní služby
- smluvní partnery vykonávající projekční a energetické služby
- poskytovatele právních služeb
- auditory
- marketingové agentury
- poskytovatele tiskových a poštovních služeb, včetně kurýrů
Příjemci osobních údajů a vyžádání bez souhlasu
- Některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si o Vás informace. Jde zejména o soudy, státní zastupitelství, Policii ČR, správní orgány apod. Vaše údaje poskytujeme jen pokud nám takovou povinnost stanoví příslušný zákon nebo rozhodnutí dotčeného orgánu nebo úřadu.
NA CO MÁTE PRÁVO?
Naše společnost usiluje o transparentní a korektní zpracování Vašich osobních údajů, a zajištění jejich náležité ochrany, vždy v souladu s příslušnými právními předpisy. Abychom Vás ujistili o našem odpovědném přístupu k Vašim údajům, jsme připraveni rychle a profesionálně reagovat na Vaše oprávněné požadavky, kterými si můžete ověřit naši odpovědnost při zpracování vašich údajů.
Máte:
- právo svůj souhlas kdykoli odvolat;
- právo od nás jako správce údajů požadovat přístup ke svým osobním údajůma podrobnější informace o jejich zpracování;
- právo požadovat opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
- právo nás požádat o poskytnutí Vašich osobních údajův běžně používaném a strojově čitelném formátu, umožňujícím jejich předání jinému správci, pokud jsme je získali na základě Vašeho souhlasu nebo v souvislosti s uzavíráním a plněním smlouvy, a jsou zpracovány automatizovaně;
- právo podat námitkuproti zpracování některých nebo všech Vašich osobních údajů, které provádíme na základě oprávněného zájmu;
- právo nás požádat o výmaz Vašich osobních údajů,pokud nám nebudou bránit jiné okolnosti (např. zákonné důvody), Vaše osobní údaje vymažeme/anonymizujeme.
- právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajůPokud zpracováváme Vaše osobní údaje, činíme tak na základě příslušných právních titulů umožňujících naši vzájemnou spolupráci a plnění povinností v rámci sjednaného pracovněprávního vztahu nebo při výkonu Vaší funkce člena orgánu naší společnosti, zajištění chodu naší společnosti, plnění našich smluvních a právních závazků, zajišťující ochranu a zabezpečení našich systémů a našich zákazníků, nebo plnění jiných oprávněných zájmů naší společnosti tak, jak je popsáno v této Informaci. Vaše osobní údaje zpracováváme i na základě Vašeho souhlasu.
Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailu na adrese gdpr@tenaur.cz, klasickou poštou nebo datovou schránkou, případně osobně na našich pobočkách.
KONTAKTUJTE NÁS
Pokud máte žádost nebo stížnost týkající se zpracování vašich osobních údajů nebo dotaz na osobu odpovědnou za zpracování osobních údajů v naší společnosti, kontaktujte nás prosím gdpr@tenaur.cz Na vaše žádosti, dotazy nebo stížnosti odpovíme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce od jejich doručení. Pokud bychom z důvodu složitosti řešení vaší žádosti nebo vysokého počtu žádostí nedokázali vaši žádost vypořádat včas, budeme vás informovat o potřebném prodloužení lhůty.
Datum aktualizace tohoto dokumentu 4.1.2021